Tietosuojaseloste

Tietosuojaseloste Elinvoimaa Hämeeseen ry:n henkilötietojen käsittelystä

Elinvoimaa Hämeeseen Ry (myöhemmin EVH) toimii pääosin yritys- ja yhteisöasiakkaiden kanssa, mutta EVH:lla on myös yksityishenkilöitä asiakkainaan. EVH käsittelee henkilötietoja huolellisesti ja turvallisesti. Tässä tietosuojaselosteessa kuvataan niitä menettelytapoja, joita sovelletaan EVH:n käsittelemiin henkilötietoihin.

Tietosuojaseloste sisältää EVH:n jäsen-/asiakasrekisterin selosteen, markkinointirekisterin selosteen ja näitä rekistereitä koskevat muut tiedot.

Jäsen-/asiakasrekisterin selosteessa kerrotaan EVH:n jäsenten/asiakkaiden ja sidosryhmien tietojen käsittelystä.

Markkinointirekisterin selosteessa kuvataan henkilötietojen käsittelyä tilanteissa, joissa henkilötietojen käsittely perustuu muuhun kuin voimassa olevaan jäsenyyteen/asiakkuuteen.

Jäsen-/asiakas- ja markkinointirekistereitä koskevat muut tiedot sisältävät tietoja rekisteröidyn oikeuksista, tietoturvasta ja evästeistä.

1. ASIAKASREKISTERIN SELOSTE

1.1. Rekisterinpitäjä

Elinvoimaa Hämeeseen Ry, c/o Hämeen Kauppakamari, Raatihuoneenkatu 17, 13100 Hämeenlinna

Puhelin: +358 44 2064161 Sähköposti: janne.tienpaa@visithame.fi

1.2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Janne Tienpää, toiminnanjohtaja

Elinvoimaa Hämeeseen Ry, c/o Hämeen Kauppakamari, Raatihuoneenkatu 17, 13100 Hämeenlinna

Puhelin: +358 44 2064161
Sähköposti: janne.tienpaa@visithame.fi

1.3. Rekisterin nimi

Elinvoimaa Hämeeseen Ry:n asiakasrekisteri eli jäsen-/asiakas- ja laskutusrekisteri.

1.4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Käsittelyn tarkoituksena on jäsen-/asiakassuhteen hoitaminen, ylläpitäminen, analysointi ja kehittäminen, jäsenen/asiakkaan ja rekisterinpitäjän oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttaminen sekä henkilötietolain mukainen henkilötietojen käsittely EVH:n palveluihin liittyviin tarkoituksiin ja muihin tilastollisiin tarkoituksiin sekä rekisterinpitäjän tiedottamisen suuntaaminen asiakastietojen perusteella rekisterinpitäjän viestimien ja palvelujen kautta, luovuttamatta henkilötietoja ulkopuoliselle taholle.

EVH:n uutiskirjeen tilanneiden tai yhteydenottolomakkeen täyttäneiden sähköpostiosoitetta käytetään EVH:n uutiskirjeen lähettämiseen tai yhteydenottoon vastaamiseen.

1.5. Rekisterin tietosisältö

Rekisteri sisältää rekisteröidyn tarpeelliset yksilöintitiedot sekä muut rekisterin käyttötarkoituksen kannalta tarpeelliset tiedot.

Rekisteri voi sisältää seuraavat tiedot käyttäjistä:

- Etu- ja sukunimi

- Sähköpostiosoite

- Puhelinnumero

- Organisaation nimi

- Postiosoite

- Laskutustiedot (jälkilaskutuksessa myös henkilötunnus)

- Laskutusosoite

- Palvelun käyttötiedot (mm. kirjoitetut viestit, asiakaspalvelupyynnöt, asetukset, tilatut palvelut jne.)

- Historiatietoa (yhteydenotto-, tarjous-, palaveritietoa)

1.6. Säännönmukaiset tietolähteet

Tiedot jäsen-/asiakas- ja laskutusrekisteriin saadaan suoraan asiakkailta palveluiden käytön aloittamisen yhteydessä.

Tietoja voidaan kerätä, tallentaa ja päivittää myös osoite-, päivitys- tai muita vastaavia palveluita tarjoavilta rekisterinpitäjiltä.

1.7. Tietojen luovutus ja siirto

Tietoja ei luovuta eteenpäin, paitsi viranomaistoimien niin edellyttäessä. Tietojen käsittelyn johdosta osa tiedoista voi sijaita EVH:n alihankkijoilla.

Henkilötietoja voidaan siirtää EVH:n markkinointirekisteriin sen jälkeen, kun rekisteristerinpitäjän ja asiakkaan välinen, asiakkuus tai muu asiallinen yhteys on päättynyt. *Henkilötietoja ei luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, poikkeuksena MailChimp -sähköpostipalvelu. EVH käyttää MailChimp -sähköpostipalvelua suoramarkkinoinnissa ja viestinnässä. MailChimpille siirretään käyttäjistä etunimi, sukunimi ja sähköpostiosoite. MailChimp on yhdysvaltalainen yhtiö, jolloin henkilötietoja siirtyy EU:n ulkopuolelle. Henkilötiedot ovat kuitenkin suojattuna henkilötietolain edellyttämällä tavalla ja MailChimp kuuluu USA:n ja EU:n välisen Privacy Shield -kehyksen sertifioitujen yritysten listalle.

2. MARKKINOINTIREKISTERIN SELOSTE

2.1. Rekisterinpitäjä

Elinvoimaa Hämeeseen Ry, c/o Hämeen Kauppakamari, Raatihuoneenkatu 17, 13100 Hämeenlinna

Puhelin: +358 44 2064161 

Sähköposti: janne.tienpaa@visithame.fi

2.2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Janne Tienpää, toiminnanjohtaja

Elinvoimaa Hämeeseen Ry, c/o Hämeen Kauppakamari

Puhelin: +358 44 2064161
Sähköposti: janne.tienpaa@visithame.fi

2.3. Rekisterin nimi

Elinvoimaa Hämeeseen Ry:n markkinointirekisteri

2.4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

EVH voi käsitellä tässä rekisterissä olevia henkilötietoja suoramarkkinointiin, etämyyntiin, mielipide- tai markkinatutkimukseen tai muihin näihin rinnastettaviin toimiin myös sähköisiä välineitä käyttäen, mikäli rekisteröity on antanut sähköisen suoramarkkinointiluvan.

EVH:n verkkopalvelusta uutiskirjeen tilanneiden tai yhteydenottolomakkeen täyttäneiden sähköpostiosoitetta käytetään EVH:n uutiskirjeen lähettämiseen tai yhteydenottoon vastaamiseen.

EVH käyttää markkinoinnin tietojen käsittelytehtävien teknisessä, kaupallisessa tai operatiivisessa toteuttamisessa EVH:n lukuun henkilötietolain 5 §:ssä tarkoitetulla tavalla toimivia alihankkijoita.

2.5. Rekisterin tietosisältö

Rekisterissä käsitelläänn seuraavia tietoja:

- Etu- ja sukunimi

- Sähköpostiosoite

- Puhelinnumero

- Organisaation nimi

- Muut tarvittavat yhteystiedot

- Markkinointitapahtumaan tai -kampanjaan liittyvä tunnistetieto

- Historiatietoa (yhteydenotto-, tapaamis- tai tarjoustietoja)

- Markkinointiluvat ja -kiellot

2.6. Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötietoja voidaan kerätä henkilötietolain puitteissa rekisteröidyltä itseltään, EVH:n asiakasrekisteristä tai EVH:n yhteistyökumppaneilta. Henkilötietoja lisätään prospektirekisteriin yhteydenottojen, kilpailutusten, markkinointitapahtumien tai sovittujen tapaamisten yhteydessä. Tietoja voidaan kerätä, tallentaa ja päivittää myös osoite-, päivitys- tai muita vastaavia palveluita tarjoavilta rekisterinpitäjiltä.

2.7. Tietojen luovutus ja siirto

EVH voi luovuttaa henkilötietoja voimassaolevan lainsäädännön sallimissa rajoissa esimerkiksi EVH:n yhteistyökumppaneille. Tietoja ei luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle* (katso kohta 1.7; poikkeus MailChimp).

3. ASIAKAS- JA MARKKINOINTIREKISTEREITÄ KOSKEVAT MUUT TIEDOT

3.1. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröity voi muuttaa ja korjata tietojaan ottamalla yhteyttä rekisterin yhteyshenkilöön.

Rekisterinpitäjä poistaa, oikaisee tai täydentää oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn perustellusta vaatimuksesta rekisterissä olevan virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen tiedon ilman aiheetonta viivytystä.

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää häntä koskevien tietojen käsittely ja luovuttaminen suoramainontaan, etämyyntiin tai muuhun suoramarkkinointiin sekä mielipide- ja markkinatutkimukseen.

Kielto voidaan tehdä ottamalla yhteyttä rekisterinpitäjän yhteyshenkilöön.

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä tietoja hänestä on rekisteriin tallennettu. Kirjallinen tarkastuspyyntö tulee lähettää allekirjoitettuna osoitteeseen Elinvoimaa Hämeeseen Ry, c/o Hämeen Kauppakamari, Raatihuoneenkatu 17, 13100 Hämeenlinna. Kuoressa tulee olla merkintä: Henkilötietojen tarkastuspyyntö.

Tarkastuspyynnössä tulee mainita:

• nimi

• henkilötunnus

• rekisterin nimi

• kysyjän täydelliset osoitetiedot ja puhelinnumero

3.2. Rekisterien suojaus ja tietoturva

EVH:n rekisterien tietoturvallisuus sekä henkilötietojen luottamuksellisuus, eheys ja käytettävyys varmistetaan tarkoituksenmukaisin teknisin ja hallinnollisin toimenpitein.

Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja ne on suojattu palomuurein, salasanoin ja muin teknisin suojakeinoin.

Henkilötietoja käsittelevät vain EVH:n erityisesti määrittelemät henkilöt, jotka ovat EVH:n palveluksessa ja joiden toimenkuvaan henkilötietojen käsittely nimenomaisesti kuuluu sekä EVH:n toimeksiannosta palveluja ylläpitävät tai kehittävät kolmannet osapuolet.

3.3. Evästekäytännöt

Tätä sivustoa käyttämällä hyväksyt, että voimme asettaa evästeitä tietokoneellesi tai mobiililaitteeseesi.

Mitä evästeet ovat ja miksi niitä käytetään?

Evästeet ovat pieniä datatiedostoja, jotka siirtyvät tietokoneellesi/mobiililaitteeseesi, kun otat yhteyden johonkin verkkosivustoon. Evästeet tallentuvat selaimen käyttämien tiedostojen yhteyteen, näin voimme tunnistaa sen palatessasi sivustollemme/varausjärjestelmäämme. Jos et halua, että evästeitä käytetään, voit kieltää evästeet selaimesi asetuksissa. Voit myös poistaa kaikki selaimeesi tallennetut evästeet (kts. selaimen ohjesivut).